現代會計通常會因為軟體過時、過度依賴手動流程而導致處理速度緩慢。桌上型電腦會計解決方案仍然經常涉及大量的手動資料輸入。

根據，63% 的會計師和簿記員經歷過因手動資料輸入的耗時工作而產生的主要痛點。然而，所有這些手動輸入不僅會花費寶貴的時間，還可能導致錯誤而需要時間調整，這可能會造成非常高的成本，並大大延遲取得準確財務資訊的時間。這時候，即時會計就可以用來解決這些問題。

在組織中實現文化轉換

使用舊軟體的問題在於它無法提供即時的洞察力，因為這些資料通常都被侷限在硬碟上的資料夾中。這意味著會計人員需要親自到現場擷取資料，無法在組織內部進行遠端工作或分享。在目前的工作文化中，這種情況根本無法持續。

會計是一個恪守傳統技術的行業，因此利用新技術需要在組織內部進行文化轉換。當然，這需要由上而下的改變，領導者需要明確表示希望使用即時資料解決方案，並透過投資這些工具來彰顯他們的承諾。即時資料的另一個好處是其對員工的影響，這一點不常被談論。這在更大程度上讓他們擁有自己的角色，並讓他們能因資料流通而做出更有效的貢獻。

要實現這種文化上的策略轉變，企業需要確保培訓工作得到妥善處理。員工必須清楚瞭解即時資料的優點，並能使用。企業應該為他們提供定期的訓練課程和大量的資源，幫助他們適應正在導入的任何新系統。不要害怕提供渠道，讓他們可以提出疑慮或改善做法。

即時會計是什麼樣的？

會計中的即時資料解決方案可透過雲端平台和人工智慧工具立即存取財務資訊。各種雲端平台可供存取財務資料，同時自動化資料輸入並確保持續更新，即可維持最新記錄，無需手動介入。

人工智慧工具可偵測異常現象並提出建議修正，從而提高準確性，降低人為錯誤的風險。這些解決方案可與正在使用中的系統進行整合，讓整個組織的資料保持一致和精確。即時儀表板和報告工具可立即產生財務報告，進而轉化為更明智的決策，而不會出現傳統會計方法的延誤。

過渡期的最佳實踐

從傳統系統過渡到新的會計技術並非易事。需要採取一些必要步驟，以確保資料不會遺失。首先，需要評估目前的流程和痛點，找出最適合的解決方案。接下來的決定非常重要；要選擇符合公司需求的解決方案，不論是更佳的資料精確度、可存取性或安全性優先順序。

一旦有了這樣的選擇，便可以考慮如應對過渡期，將風險降至最低。您可能要考慮將非關鍵功能作為第一個關鍵點，讓團隊能夠適應，而不會有太大的變動。這時候，類似試用計劃的安排可以測試新系統，以便在全面推行時進行必要的變更。最後的關鍵步驟涉及資料遷移和安全措施。應專注於資料遷移，首先清理資料並將其標準化，以避免不準確的情況。

AI 比對可將此流程自動化，並改善整體資料品質。多因素驗證、定期備份和持續監控等安全措施將有助於保護財務資料。當然，這也意味著要遵守國家的法規標準和法律要求，例如 GDPR 或 ISO 27001。

當即時會計克服了傳統系統中手動流程的限制時，可以提高財務資料的準確性、安全性和存取性。關鍵在於確保組織有正確的文化來進行數位轉換。

原文章: How real-time accounting drives a healthier financial future