企業資訊系統乍聽之下似乎是種龐大而先進的技術，非得耗費大量的時間精力才能完成。其實，無論規模大小，每間企業都有屬於自己的「企業資訊系統」。比方說小吃攤，不是靠客人劃菜單，就是靠老闆腦袋驚人的多工處理；也聽說有些批發商，對於金流與物流的準則就是：保險櫃裡有錢，倉庫裡有貨，這也是一種資訊系統；當然，比較沒那麼極端的中小企業，大抵就是用 Excel 管理了。

首先公司中有經驗的老手將各類表單建立起來，然後在日常營運中逐步修改。當組織內只有一兩個人時，這當然是最省事，甚至最有效率的作法。然而隨著組織規模擴充，溝通成本大幅上升，Excel 表單所能提供的資訊越來越有限。或許此時企業會聘用比較有電腦背景的資訊人員，使用各種 Excel 的函數功能將表單串接。如果組織再大一些，可能會在不同時期購置不同的資訊系統：業務的 CRM、倉儲的存貨管理、財務的財會系統，而決策者需要的報表與數據，最後可能需要花上大半天，才可能從各自獨立的系統中擷取拼貼，這時就會產生所謂的榖倉效應（silo effect）。

美國金融時報的執行主編吉蓮‧邰蒂認為，2008年金融海嘯爆發的原因在於過度分工，企業內部缺少溝通，再加上部門間各自為政，只有垂直的指揮系統，並沒有水平的協同機制，就像一座座高聳封閉的穀倉，各自擁有獨立的進出系統，但是未能建立共識而無法和諧運作，使決策者無法綜觀全局，導致企業面臨危機。《穀倉效應》一書中提出的改善方法中，強調資訊流通至關重要，並不妨藉由科技挑戰穀倉效應，用不同方式讓資料重新歸類。

使用 Acumatica 等雲端企業資訊系統的一大優勢，便是其整合性與使用性。唯有讓各部門人員在整合的系統內工作，才有辦法產生「單一版本的真相」。想想在您的企業中，有多少次業務與財會的會議，是為了收款金額的差異？有多少次客戶來電，只是為了現在不知道在哪裡的貨物？單一版本的真相，說來簡單，執行起來卻不容易。如果各個部門與職員都使用自己的表單，一間公司有多少人，就會有多少版本的真相（甚至更多，因為一個人可能也有好幾個版本的 Excel 表單）。

因此，導入新的雲端資訊系統或許需要耗費組織的許多資源，然而面對數位轉型的浪潮，更應該將這些努力視為企業升級的契機。若想了解更多細節，歡迎洽詢本公司，本公司將派專人解說。